第六屆第14,15次管理委員會會議記錄

五星尊爵NO.7公寓大廈管理委員會 第六屆第14,15次管理委員會會議記錄

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一、 會議時間：民國107年11月07日（星期三）19：00

二、 會議地點：五星尊爵NO.7社區一樓大廳

三、 主    席：主任委員：鄭寶珠 女士(由郭行山先生代理出席)

記    錄：社區組長 許文和

四、                        應出席委員：主任委員：張濬為 先生,副主任委員：顔英綢 女士,財務委員：巫冠儒 先生.監察委員：許竤棋 先生,事務委員：鄧如珍 女士

主任委員：鄭寶珠 女士(由郭行山先生代理出席),副主任委員：江孟潔 女士(由陳毅志 先生代理出席),財務委員：李偉智 先生.監察委員：鄧淑貞 先生(由翁銓志 先生代理出席),事務委員：陳淑虹 女士.(郭行山委員因家中有事請假)

五、                        列席人員：伯克錸物業:莊 處長

六、 主席報告：本次會議委員應到：10員，實到：9員，已達開會法定人數，宣佈本次會議開始.

a.  社區概況：

社區總戶數

54戶

已進住

41戶

未入住

13戶

裝潢中

0戶

七.本次會議重點:

 (一)有關社區財務事務

1.社區10月份收支報告

 (1)結至09/31社區活存帳戶金額和社區現金收報表上的結餘金額同為478,654元.

09/30社區可用基金為: 二者合計社區可用基金為3,378,654元(活期存款: 478,654一年期定存六筆計: 2,900,000元.

10/31 10月份收入如下: 10月份應收管理費為238,607元.- 41-08F 07月份預繳8,9,10月份管理費4,659元-45-11F 9,10,11,12月各預繳2元=233,946元

(1) 10月份實收管理費收入(共計51戶)計220,392元

(2) 收到9月份管理費(45-05F,45-07F,47-02F,47-10F)計4戶16,944

(3) 收到45-0F管理費(8,7,6,5等4個月)計16,944元.

(4) 41-08F預繳(11,12,01,02月管理費)計18,636元.

(5) 收到108年度機車格7格(如車位總表)計8,400元

(6) 收到108年度機車格47-13F(9月己繳600元)600元

(7) 47-02F補107年度機車格41,40號計2,400元

(8)回存區大出席費7,000元

總計10月份收入為291,316元.

10/31 :10月份未繳管理費的有: 41-05F,43-13F,45-05F等3戶

註: (1).41-08F  10份已預繳11,12,01,02月份管理費計18,636元

(2). 45-11F 預繳9,10,11,12月份管理費計8元.(每月2元)

                    

10/31 10月份支出如下:

(1)10月份社區日常性支出合計為202,849元.(服務費,保養費…等)

(2) 其他無重大支出.

總計10月份支出為202,849元

10/31 10月份收入減支出溢88,467元 .

08/31為止社區可用基金為: 二者合計社區可用基金為3,467,121元

 (1)社區定期存款:總計六筆金額為2,900,000元.

(2)活期存款567,121元

(二)有關社區機電事務

09.10月份有關機電事項報告.

1.社區9,10月所有機電設施運作大致正常.

2.10月份機電保養有請保養人員,協助維修多個燈泡座.

3.11,12月份機電組長將因應年節的需要,計劃請真禾協助社區外圍壁燈故障的更換;揚水開關的檢查等.

 (三)有關社區行政事務

09,10月份工作報告.

1.社區第七屆區份所有權人的工作大致已完成,向公所報備的資料10/12組長也已上呈.預計近日會交寄許可函給社區.

2.整理社區管理委員會11月份交接資料已完成.

3.完成社區共同消防防護計劃書,預計近日會上呈五工消防隊報備.

4.社區第七屆管理委員會報備事項,新莊區公所10/26已發函告知社區報備完成.

(四)有關社區安全事務:

09,10月份有關社區安全事項的報告.

1.45-07F目前裝潢工作進度大致已到木工部分,組長會隨時請其注意工作聲量.

2.43-05F也預計在11月初進行裝潢,所有權人告知組長的預計時程不會到11月底.

3.10/30由於風強造社區遊戲區的籬笆倒掉,11/01組長已請園藝協助暫時固定完成,社區必須支付一些材料費

 (五)有關社區清潔事務

09,10月份有關社區清潔事項的報告.

1.

八、會議議題：

1.第六屆,第七屆管理委員會交接討論.

第六屆,第七屆管理委員會交接重點:

(1)主任委員交接重點:A.社區大印,B.管理委員會銀行帳戶款項審核,放行的動態密碼卡.C.收支款項的放行密碼.D.銀行帳戶的使用者密碼.E.各項財務簿冊等.

(2)副主任委員交接重點:A.社區管理委員會銀行帳戶管理者的動態密碼卡,B.如何重置使用者密碼的過程.

(3)監察委員交接重點:A收支款項的放行密碼.B.銀行帳戶的使用者密碼.C.各項財務簿冊等.

(4)財務委員交接重點: A收支款項的放行密碼.B.銀行帳戶的使用者密碼.C.各項財務簿冊.D.至11/2止社區管理委員會銀行活存帳戶餘額的交接.

(5) 事務委員交接重點:A.社區各項行政簿冊.B管理委員會工作事項的交接.

以下列表為管理委員會11月~12月預計審議的年度合約.

項目名稱	時間	事由	預計費用	會議決議:	執行結果
社區機電維護保養合約	11月~108.10/31	社區目前機電維護保為交由真禾機電公司做維護保養,社區至目前為至都是由這家公司做維護保養,107年度的維護保養比較讓社區無法接受的就有關社區戶外照明燈時常跳電查不出確實的跳電區位,其在維修報價及叫修上配合度尚可.	每個月4,500元	第七屆管理委員會決議將再和直禾機電為期一年的維護保養合約.
第四台專用社區線路合約	108.01/01月~108.12/31	社區目前第四台專用社區線路合約,107年度是由永佳欒承包,新合約和舊合約內容相同,新增大廳網路一組	免費	第七屆管理委員會決議將再和直禾機電簽訂為期一年的第四台線路專用合約
垃圾清運合約	108.01/01 108.12/31	社區目前垃圾清運為交由昕隆環保公司清運,每周1,3,5或2,4,6清運,清運項目包括垃圾清運,資源回收清運,廚餘清運.垃圾清運每公斤5元	依垃圾量核費用	第七屆管理委員會決議將再和昕隆環保簽訂為期一年的垃圾清運合約	.
107年度聖誕燈飾的裝設	107.12/01 108.元宵節後拆下	社區於聖誕節前都會配合新都心發展協會的要求裝設聖誕燈,去年裝設的範圍以前廣場為主,後廣場没有裝設,今天度管委會可以考慮後廣場新增,去年燈飾及工資總花費約為20,000元	若以1人1天工資3,000元	決議裝設聖誕節燈飾.

決議: 有關財部分的委員權限區:1. 11/15社區的10月份支出再請第五屆的相關委員協助做銀行的放動作,11/15後請相委員將職務的保有的相關文件轉交給第七屆相關委員.

社區季節事項的交接:

1.園藝:(1) 社區園藝保養每年4次11月底,2月底,6月初,9月初，每次費用6.250元總計25.000元

        (2) 一樓前廣場的六棵小葉欖仁木支架腐爛，颱風季前需更換，其他大樹木支架再觀查

  (3) 一樓前後廣場大樹木颱風季前需進行樹枝的修剪.

(4)社區頂樓的木椅已大部分腐壞不能座,建議拆除運棄

(5)依往例社區12月初會購買10盆的聖誕紅.放置於大廳前

(6)每年的9月OR 10社區可向新北市政府申請植栽,種植，申請手續計畫書是請園藝廠商協助,費用比照一次修剪保養費用6,250元（含種植工資）.（今年沒有申請）

2.機電:(1)社區約12月初依例會進行聖誕燈飾的拉設,社區買材料燈飾,高處的區位拉設安裝及接電請真禾協助,以一天的工資3,000元計算出工數（拆除工資一樣）

(2)約二到三年社區的車道捲門必需進行一次大修(更換捲軸及啟動馬逹),費用約50,000元(最後一次大修為106年4月及106年9月)

(3)約二到三年社區的揚水系統的止水浮球及陽極棒需更換一次,每種費用約為4,000元. (最後一次大修為105年4月及)

(4)社區的高樓層消防灑水系統,由於底閥日久可能有雜物,其偶而會無法止水,目前暫時正常.需注意(更新報價為18,000元)

(5)社區垃圾冷藏櫃和廚餘櫃每年的6月及12月會進行清潔保養.每次費用4,500元

(6)地下室停車場照明長年24小時開啟，燈管壽命故障已陸續更換(燈具廠商近日已通知T8燈管已停產.)

7.社區電梯合約為全面保養合約,管理委員會每次簽訂都是以五年為一次合約,第二個五年合約已簽訂時間107.10~112.09

3.安全:(1)社區監視系統,106年8月第5屆管理委員會有進行一台主機及10支攝影鏡頭更換，為數位型主機及400萬畫素數攝影鏡頭,第七屆管理委員會應注意未更換部分使用功效是否退化.

(2)社區的第四台系統目前簽約為永佳樂,社區今天度續約會再向永佳樂要求免費加裝大廳WI-FI（上網速度比原有大廳中華電信WI-FI快）.

 (3)社區第七屆區大決議,社區地下停車場車道的整補,陳副主委建議社區約在明年天氣較穏定乾燥時再來進行施作.故組長最近的詢價暫時停止.

(4)社區每年約4月會請新海瓦斯檢查社區的瓦斯總開關是否正常

(5)社區每年5月會進行人員公共意外險的投保,費用約5,000元

(6)假若社區委員有空,建議社區的每年的三月例會,看是否可以進行一次自主消防演練.

4.清潔:(1)社區的年度大掃除及水塔清洗會在年節前進行調配,每年兩次,一次在約一月底或二月初,另一次約在8月或9月.

(2)組長會在聖誕節及過年前的20天到半個月進行大廳的佈置.

(3)今年度過年前社區一定要進行外牆的清洗(第七屆區大的決議.

(4)社區有雇請半日工清潔人員，如有要加強或未清掃到之處請委員告知管理中心

5.文書:(1)每次區區大後,管理委員會務必進行新管理委員會的申報工作.

(2)11月初社區管理委員會進行交接.(資料組長會備好)

(3)每年配合社區主委改選,管理委員會必須向五工消防隊申報社區共同消防防護計劃書,若不申報會有罰則.

(4)每年的11月15後,新管理委員會要進行印鑑變更.

(5)組長會在每月1日組長會將月財報整理好,首交財委審核用印,次交監委審核用印,最後交主委用印,最好全部程序在每月10日前完成.

(5)每月二日組長會在兆豐網銀將前一個月的支出資料及該月的扣款資料上呈於網銀,務必煩請依序財委,監委,主委進行檢核.

(6)管理委員會會議原則上為二個開會一次(單月數時月初召開,

(7)所有資料出組長手上之前務必請副主委,事務委員進行檢查.

2.社區外圍107年度聖誕節裝飾的討論.

社區每年依往例都會以燈飾裝飾社區外圍植物,社區的年度收支有編一筆兩萬做為拉設工資,新增及補充,管理委員會今年是否比照辦理.

決議:原則上社區的107年聖誕節燈飾裝設比照去年,假若在20,000元預算內,尚有餘力可以再考慮社區後廣場的部分區域.

3.社區外牆清洗總費用及清洗重點的討論.

由於社區清洗外牆為區大的決議事項,且也務必在年前完成,目前廠商也已報價給社區,由於時間上可能稍為緊迫,故要請各位員詳加討論其清洗細節,將來做為驗收的依據.

決議:1. 時間:107年1月15,16,17,18,19(最後補強)計約5天.

2.清潔順序:(考慮冬季風向)

1/15(星期二)門牌號碼41號(B棟).

1/16(星期三)門牌號碼47號(A棟).

1/17(星期四)門牌號碼43號(C棟).

1/18(星期五)門牌號碼45號(D棟).

3.注意事項:由於社區外牆區域尚有包括陽台部分,此為住戶的私人領域的部分,依第七屆第二次管委員決議如下.

(1.)管理委員會會發下問卷詢問是否同意協助清洗

(落地窗,陽台附近壁面,不包括陽台地面的清洗)

(2.)清洗該門牌號碼時,煩請各位住戶將陽台上的所有物好,以免東西浸濕或植物因不耐清潔劑淋濕而枯萎.

(3.)若有清洗不乾淨的情況,當天可以請洗人員隨時補強.

九、訂定下次會議時間： 108年 01 月0日(星期三 ) 19:00        

十、散會：