第四屆第五次管理委員會會議記錄

五星尊爵NO.7公寓大廈管理委員會 第四屆第五次管理委員會會議記錄

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一、 會議時間：民國105年01月08日（星期五）19：30

二、 會議地點：五星尊爵NO.7社區一樓大廳

三、 主    席：主任委員：簡慈惠小姐(由潘宏昇先生代理出席)

記    錄：社區組長 許文和

四、                        應出席委員：主任委員：簡慈惠小姐(由潘宏昇先生代理出席),副主任委員：陳洧漢先生(由陳毅志先生代理出席),財務委員：蘇楊凰採(由蘇西庚先生代理出席).監察委員：翁銓慶先生,事務委員：郭行山先生

列席人員：伯克錸物業莊處長

五、 主席報告：本次會議委員應到：5員，實到：4員，已達開會法定人數，宣佈本次會議開始。(事務委員：郭行山先生臨時有事請假)

六、管理中心報告：

a.  社區概況：

社區總戶數

54戶

已進住

32戶

未入住

22戶

裝潢中

0戶

七.本次會議重點:

(一)有關社區財務事務

1.社區12月份收支報告.

1/28社區可用基金為: 三者合計社區可用基金為2,918,592元

1.未提領零用金結餘11456元

2.社區定期存款(1). 1,516,001元(105/03/25到期), (2).500,000元(105/02/16到期),

3.活期存款891,135元

12/31 12月份收入如下: 12月份應收管理費為238,607元-沖銷43-03F一戶預繳管理費4,659元,故實際可收到233,948元.

(1) 12月份管理費收入208,609元.

(2)收到11月份45-08F,45-11F,等2戶管理費計7,972元.

(3)收到10月份45-08F等1戶管理費計3,736元.

(4)收到09月份45-08F等1戶管理費計3,736元.

(5) 預收43-03F,管理費收入4,659元.

(6)兆豐銀活存利息收入731元

總計12月份收入229,443元

12/31 12月份未繳理費的有43-11F,45-05F,45-08F,45-09F,45-12F,47-13F等6戶,  11月份未繳理費的有43-11F,45-05F等2戶.  未繳機車格停車費的有43-11F,45-11F等共2格. 

12/31  12月份支出如下:

(1)12月份社區日常性支出合計為186,149元.(服務費,保養費…等)

(2)12月份比較特殊的支出有2筆,支付真禾機電安裝聖誔飾工資及材料費計為4,250元;另一筆為支付燈輝照明購買聖誔燈飾及車道壁燈合計13,110元

(3)零用金部分比較特殊的支出有二筆大額支出,一筆為現金購買高畫質監視銀幕3,990元;另一筆為現金購買聖誔紅10盆計2,900元

總計12月份支出為210,788元

12/31 12月份收入減支出計結餘18,655元 .

12/31為止社區可用基金為: 三者合計社區可用基金為2,934,526元

1.未提領零用金結餘8,735元

2.社區定期存款(1). 1,516,001元(105/03/25到期), (2).500,000元(105/02/16到期),

3.活期存款909,790元

(二)有關社區機電事務

1.社區車道壁燈維修後報告.

由於社區的車道壁燈,組長一直向社區原廠商調貨一直調不到同樣的琥珀色的LED燈,故組長會慢慢汰換為一般燈光色的LED燈.之前四個故障的車道LED壁燈,組長已於12/22請真禾機電協助更換完成,並且用有色塑膠片粘貼於光面上,以減低其亮度.

 2.社區半年一次的垃圾冷藏櫃及廚餘冷藏櫃的維護保養報告.

以保養工作單看來之前一直困擾社區的冷媒外漏的問題已經解決,目前較大問題在開門按鍵上,有時因為住戶在丟垃圾時按得太大力,使得按鍵無法回彈,油壓機會一直運作

(三)有關社區行政事務

1.社區後廣場園藝整理方向的規劃.(本月議題)

本次會議組長已請廠商築園藝將報價上呈管理委員會討論.

決議: 1/08社區管委員會會議針對廠商築園園藝的報價上有幾點疑問和期望,如下列幾點

1.有關泥土層下挖問題:

(1)要下挖幾公分?原有的裝飾品及石頭是否會暫時移開?

(2)不織布的鋪設面積多少?

2.有關報價單所列的植栽要種在何處?

3.有關報價單所列的花盆內要種何植物及花盆的存放位置為何處會議上無法了解?

4.有關報價單無列南方松木牆及社區外圍苦楝樹所要樹植的植物報價,管委會期望能列出來,好讓管委會可以掌控.

5.有關石頭的鋪設問題,管委會期望能夠有簡單圖的呈現(若必要時可用止水帶做出造型出來).

6.為了避將來驗收的爭議,管委會期望有一個簡圖(用手畫的也可以)可讓管委會了解改造後的大概樣式.

7. 41號後方中庭三面牆要種何種植物?

以上各點煩請許組長再和廠商聯絡盡速將完整的報價單上呈管委會,並2/04 PM19:30再請廠商和管委會做詳細的討論.

執行結果:(1).1/09組長已將管委會的會議決議內容全部E-MAIL給築園園藝並電話告知老板,請其盡速將報價單補齊資料,2/04再至社區向委員會說明.

(2).有關伯克錸物管公司莊處長在會議答應再協助社區找一家廠商至社區報價,1/15已至社區估價,老板說預計1/25前報價會給組長.

2.社區2,3月份二筆定存公共基金到期後,其用途的討論.

在社區財報備註中有兩比定存單於2,3月份到期,本屆社區管委會是否將其再設定存?年或有另外用途,煩請各位委員集思廣義討論.

決議:(1).以上兩筆定存若到期時,請許組長再同樣連本金加利息再設定一年期定存,上呈管委會簽核.

(2).社區活存部份,目前有90多萬,因為社區今年度的重大工程預定只有一個園藝改造要花費,故管理委員會決議可以再從活存提撥50萬再設立一個定存公共基金.

執行結果:1/16 社區相關委員已2簽核完成,開始13個月的定存.

3.105年度伯克錸物業,保全合約的討論.

社區104年度伯克錸物業,保全合約將於105.2/29到期,加上從105年開始,物管保全業從業人員已全部納入勞基法規範,每人上班總時數,不得超過288小時,故在下年度的合約社區管委會及物業保保公司雙在費用上都有壓力,如何取得平衡伯克錸物業保全公司莊處長將會到社區做詳細報告.

決議:(1).管理委員會同尊行政府政策,讓社區的保全員及社區清潔人員有更多的時間可以休息.

(2).有關保全服務費調漲的問題,伯克錸物管公司莊處長所上呈管委會的價格13萬2仟(含稅)元太高,最後雙方協商社區管委員會同意以12萬5仟元(含稅),請伯克錸物管公司莊處長準備下年度的合約呈管委會審核.

(3).有關清潔管理服務費調漲的問題,伯克錸物管公司莊處長所上呈管委會的價格1萬捌仟玖佰(含稅)元太高,最後雙方協商社區管委員會同意以1萬捌仟參佰五拾元(含稅),請伯克錸物管公司莊處長準備下年度的合約呈管委會審核.

執行結果:伯克錸公司已將合約送逹社區.

4.社區2月份例會為2/5正好為返鄉時間,詢問管委員會2月份社區例會是否停開.

2/5為年假連續假期的開始,是否二月份停開管理委員會.

決議:(1).由於有關社區園藝改造的問題尚未定案,故管委會決議將二月份例會改在二月四日星期四舉行.

(2).為了感謝社區服務人員,這一年來的辛勞,社區服務人員年節犒賞金,犒賞總金額將比照去年13,800元,服務人員犒賞金額管理委員會將於會後決定.

 (四)有關社區安全事務

1.有關社區春節期間社區的安全計劃報告.

(1)有關社區的機電設備.

1.組長會請真禾機電2/05前,社區機電維護保養時請保養人員計對社區維生設施加強測試巡視,如:揚水器,發電機,廢水處理器,消防系統等.

2.若某設施臨故障,服務管理中心備有緊急叫修電話及相關的處理程序,櫃台會有一份程序圖,組長會安管員深入了解.

(2)有關社區的安全.

1. 2月05日凌晨零點，夜間當值人員確實關閉主要出入口，大門保持全日關閉狀態。

  2. 2月06日凌晨零點至2月15日凌晨七點止實施電梯嚴密監控管制。

   3. 2月05日起至2月14日凌晨12點止，實施人員門禁管制，大樓訪客一律憑「身分證件」及「健保卡」二證件並填寫訪客登記與換證手續後使得放行進入。【需電話連絡住戶確認後方可放行】 ※ 22點後之訪客，需請住戶親帶或事先知會管理中心放行。

    4. 訪客物品攜出（手中提物、搬之物品）一律須確認住戶後始得放行。

   5. 配合實施各樓公共區域燈火管制，僅保留安全梯、地下停車場、各樓梯廳及住戶樓層之照明以利錄影監視系統之監控錄影畫質清晰。

6. 2月05日凌晨零點至2月14日凌晨七點止全天候不定時安全巡邏三次，由上而下巡檢各樓、安全梯間及檢視各樓層門窗上鎖關閉確認。

   7. 各公共區域監視(CCTV)須確實監看，如遇可疑立即前往處理，偵知有不正常之人或異物等侵入防護區域時，立即派員前往現場查勘﹐如確屬有人或異物等入侵﹐即一面監視現場﹐一面通報警察機關與甲方會同處理，過程中務必請您注意個人安全。

 8.春節期間保全若遇狀況應即刻回報現場經理，並循業主回報機制回報委員會。

    9.門廳、車道當值人員需詳實填寫各項工作日誌，並配合巡邏，加強各樓層之門禁安全。

(3)有關社區清潔

           1. 02月06日16:00至02月11日不收垃圾。

            02月12日恢復垃圾清運

2. 02月07日15:00前公共區域清潔人員，將一樓大廳及各樓梯廳、洗手間、安全樓梯間等公設部份全部清掃完畢。

   3. 02月12日清潔人員恢復正常上班時間，須加強各樓公設及及洗手間之清洗整理。

(4)有關社區行政

1.農曆春節五日前公告住戶連續假期期間將室內不必要之水、電開關關閉。

   2.公告春節連續假期期間住戶外出旅遊較長時間需登記，並列為重點巡邏區域，

  3.住戶及委員等緊急聯絡資料封存於保全櫃檯，非經許可不得私自開啟並列入移交。

管理委員會對於2/5開始年假,社區服務人員的注意事項:

1.請伯克錸物管公司盡速將2月份保全服務人員的班表上呈管理委員會.

2.過年期間若有服務人員臨脫班,請伯克錸莊處長特注意,請勿派遣不熟社區狀況的機動人員到社區服勤.

3.有關垃圾年節期間昕隆環公司無法正常清垃圾問題,授權社區組長隨時注社區的垃圾冷藏櫃,機動請廠商至社區清運.

 (五)有關社區清潔事務

1.有關社區105年度大掃除議價後報告.

1.社區大掃除日期確定在2/1,2/2,2/3三天

2總價維持在含稅40,000元.

3.請廠商回饋的項目(1)社區大廳骨頭燈的清潔;(2)上層的玻璃清潔;(3)社區大廳蜘蛛網的清除;(4)社區外圍樹葉的吹掃.

八、臨時動議：

九、訂定下次會議時間： 105年 02 月4日(星期四  ) 19:30        

十、散會：

	五星尊爵公寓大廈管理委員會 主席簽章