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五星尊爵NO.7公寓大廈管理委員會
第三屆第八.九次管理委員會會議記錄
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詳細的會議記錄,請各位社區芳鄰可於五星尊爵NO.7社區部落格及
手機APP LIVEPLATES社區生活版網站觀看.
一、 會議時間：民國104年06月05日（星期五）19：30
二、 會議地點：五星尊爵NO.7社區一樓大廳
三、 主 席：主任委員：陳麗玲小姐 記錄：社區組長 許文和
四、 應出席委員：主任委員：陳麗玲小姐、副主任委員：詹殷杰先生
財務委員：蘇西庚先生、 監察委員：高嘉鴻先生
事務委員：郭行山先生
列席人員：41-06F陳毅志、伯克錸物業莊處長
五、 主席報告：本次會議委員應到：5員，實到：4員，已達開會法定人數，宣佈本次會議開始(副主任委員：詹殷杰先生臨時有事缺席)。
六、 上次會議決議案執行情形
上次議案：社區大廳前人行道認養及大廳裝設冷氣空調機的追踪報告.(社區出入口鋪設地磚後車道進出如何管制的討論)
執行結果：
上次議案：社區發電機是否進行維護保養的討論
執行結果：簡先生一直没有回應.已請真禾機電協助維護保養.
建議事項
七、管理中心報告：
a. 社區概況：
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社區總戶數
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54戶
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已進住
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32戶
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未入住
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22戶
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裝潢中
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戶
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b. 本次例會會議重點
(一).有關社區財務
1.六月份社區財收支報告
(二). 有關社區機電部份
1.有關社區電梯的維護保養合約問題.(財委請組長詢問永大電梯公司)
在社區第七次管理委員會會議上有提到電梯的有關維護保養費用有偏高的現象及合約上的問題,請組長和永大鄧先生詢問相關問題:以下是永大答覆:
(1) 以社區目前的電梯狀況雖然尚為全新的狀態,目前社區和永大電梯簽立全保合約,永大電梯認為再請他們調降的空間已不太可能.
(2) 由於之前電梯保養不良造成事故的現象頻傳,立法院目前正修一部
電梯管理法,有關若是社區保全責的維護保養,將會強制規定廠商零件在三到五年內一定要無條件更換重要零件(包括鋼索),故廠商
將來所簽定的維護保養費用會比目前更高,以鄧先生的說法社區的保養費用要提高到三萬元以上.
(3)
以鄧先生的說法若社區要和永大中止合約,請非正廠的廠商來保養
,社區要自行承擔將來會有一些永大自行開發的重要零組件無法取
得.社區管理委員會將來要自行承擔風險.
(4) 有關社區若中止合約所要負的法律問題,這要看永大是否提出求償,
若永大要提出話,社區按合約要賠償剩下未保養的金額.(鄧先生的
個人說法是說社區不用負法律上的責任)
決議:首先經過社區委員會的討論及參考他社區的報價,社區目前和永大電梯簽定的全責維護保養契約五年,每月15,000元(含稅)/2次,加送每年免費申請電梯使用許可証,整個費用尚在合理範圍.其次若更換非原廠保養,管理委員會要承擔的風險太大,故還是決議維持由永大電梯公司做繼續維護保養.
2社區冷氣夏季電費支出的評估
由於社區之前所安裝的冷氣為11KW/HR也就是當冷氣全力運轉時每小時的用電量就是11度電,若以下季電價每度約六元的價格來算的話:
(1).若以一天開8小時計算,一天的電費大約為11*6*8=528元(不包括目電扇加強循環的電費)
(2).若以一個月三十天都開啟冷氣,每天都以8小時做為基準的話,一個月的電費將有可能增加528*30=15,840元(不包括目電扇加強循環的電費)
決議:組長目前所列的數據應該是啟動時滿載的數據,依各社區委員的經驗數值電費應該不會如此高.故許組長在請日立公司評估社區目大廳前所安裝的這台冷氣的效能是否100%呈現後,再做後續正確的評估.
(三).有關社區行攻部份.
1. 伯克錸物業公司所提供的APP手機行動裝置是否導入社區使用的討論
伯克錸物業公司所提供社區APP手機行動裝置,社區資料組長大致已建置完成,此系統類似社區之前所使用的LIVEPLATES的系統,但其最有的差異就是他可以將訊息通知到個別住戶的手機上(住戶留在管理中心的手機號碼要正確),而不用住戶自己去瀏覽.
決議:由於APP手機行動裝置對於社區的行政上的宣導上有相當大便利性,故委員會決定引進社區,初期在資籵上的建置上,務必請伯克錸物業公司莊處長協助社區建置及後續的使用操作.
(四).有關社區安全部份.
1. 社區大廳前行道認養工程完工後的驗收及和區公所訂定認養契約的討論.
社區認養人行道改舖同社區大廳前石材,整個工程已於5/29整個完工.管理委員會接下來的工作就是和區公所訂定認養契約,管理委員會所要準備的事項有
(1)
提播工程保證金.(103,150元)
(2)
整理人行道工程前中後的施工相片向公所報備.
(3)
準備認契約書(6份)
(4)
社區代表人的資料.
(5)
回覆政府相關主管單位社區人行道工程已完工.
(6)
認養計劃書(6份)
(7)
人行道認養告示牌(5/27已完成,總價15,000元)
決議:1.由於近日人行道工程有延宕現象,請許組長再以書面告
知其施時的注意事項及請新龍工程行盡速完成合契約上載明事項.工程延宕問題社區將依合約辦理.
2.若有有關新莊區公所要求社區施工的工程且管理委員會也已在和承包商新龍工程行簽定合約時載明工程,完工若未逹到公所的基本要求的話,新龍工程行要無條件修改到符合公所要求,社區才同恴支付最後款項
3.相關的要和公所簽定認契約的文件,請許組長盡速準備完成,待完工後即可馬上和公所簽定認養契約,
4.工程保證金問題,由於社區監委暫時不在社區,故先請監委在提款單上用印,待要繳交保證金時再請主委及財委用印後提款繳納.
5.此人行道認養工程保證金列為社區每屆主委改選時必交接項目,(因為此工程保證金103,150元,若和區公所簽定人行道認契約後三年期滿,社區若不再進行人行道認養,依新北市新莊區公所新北莊工字第1042057639函件內文,會無息退還社區.
2.
社區6/6將請真禾機電協助做年度消防檢測並報備.
本次消防檢測組長已將公告張貼,社區各住戶若有需要檢測員協助檢測貴戶家加中的偵煙器可請檢測員協助測試.(組長報告事項)
社區目前現況,到5/31為至社區長住戶計有32戶,銷售中計47-03F,45-07F,41-07F,43-07F,47-13F等五戶,45-05F已銷售(5/18永慶賣出) (組長報告事項)
3.
有關伯克錸物業公司所派駐社區的日班機動一直無法固定及勤區主管異動無派令的討論.
決議:1.針對伯克錸物業公司派駐社區的日夜班人員的異動管理委員會做以下的決議:
(1) 物業公司如何調派人員是物業公司的權力,但人員是否合適在社區內服務為社區可以選擇的,故往後請伯克錸物業公司莊處長落實新進人員派駐社區前,人員的派令在一星期前一定要先呈社區管理委員會審核,上任三天前一定要先至社區做職前訓練
(2) 有關機動人員的派任,人員一定要派任固定且有經驗有辦法應付突發事件人員擔任.若真的人員派任上的問題,比照第(1)條辦理.決對不可以認為物業公司只要有人派到社區上班即可.
(3) 請社區組長擬好一份社區每日例行工作事項,先呈管理委員會後核可後,列印存於交接本上.
(4) 由於社區的日間的保全及社區的行政事務都由組長在執行,故請莊處長在日班機動人員派任一,務必派一位可以協助組長的人員擔任.
2. 針對伯克錸物業公司勤區主管異動,社區委員會及派駐現場人員全然不知社區和物業公司的對口主管為誰的問社區委員會做出以下的決議:
社區會和伯克錸物業公司簽定物管合約,是看在伯克錸物業公司的專業,但近期看來伯克錸物業公司對社區現場的後勤支援及關心程度似乎讓社區所有的第三屆委員感受不到,連一個最基本的主管異動的派令現場及管理委員會都無法得知,望與會的物業公司代表莊處長回到公司協助轉逹.當勤區主管有異動時,煩請將主管派令聯絡方式給社區,讓社區在發生事件時可以有對口人員會可以聯繫.
以上各項決議,請許組長發函到伯克錸物物公司,若上述事項伯克錸物業公司無法逹到社區管理委員會的要求,社區管理委員會將依契約辦理.
4. -晚上有感於社區後面愈來愈多閒雜人員聚集,吵鬧聲音會讓夜歸或者散步的人心理毛毛的,會不會出事情很難說,建議設警察巡邏箱,請里長配合
決議:由於此事有關夜歸社區芳鄰的安全,故許組長盡速和里長
及相關的治安單反應,找出解決之道,再請組長將結果告知社區管理委員會.
(五).有關社區清潔部份
1.社區的庭園的花草,組長已全部修剪整理一次,社區大致可以兩季不用請園藝到社區做整理,若再部分生長點長得比較突出的部分組長會隨時做修剪. (組長報告事項)
2今年度的第一次清洗水塔,組長已於5/11請安誠清潔協助清洗完成,本次清洗時組長有近距離觀察,其沈砂量不若以往多,故組長還是建議應該可以延至半年清洗一次.
決議:由組長所提供的5/11清洗水塔的相片看來確實水塔內並無泥沙堆積的現象,半年清洗一次是可以考慮的方向,故請許組長以每四個月為基準,查看水塔內是否有泥沙堆積的現象做調整.(也就是四~六個月清洗一次)
2.
更換垃圾載運廠商的討論.(由於社區長期以來都有廚餘找不到廠商回收的問題,故根本的解決之道,組長建議應該請有在回收廚餘的垃圾載運廠商協助社區解決問題)
決議:在以不增加社區垃圾清運預算下,又可以解決社區長期下來面臨的問題,同意許組長和新的垃圾清運廠商聯,並請廠商盡速將清運細項及報價呈給管理委員會了解.
3.
社區去年雖已進行前後廣場苦楝樹的疏枝工程,但由於其高度已有過高的現象,監委高委員提議是否再將其矮化.
決議:由於隔壁誠社區和本社區同樣都有苦楝樹過高的現象請許組長至隔壁的誠社區徵詢,是否他們修剪的意願,以聯合兩社區之力和廠商議價或由社區自己找廠商議價.請許組長將結果在工作日誌上告知各委員裁決.
C.工作報告：
財務
5/08 47-13F所繳交的裝潢清潔費3,000元,組長休假時已撥空存入社區帳戶.
5/19 47-13F裝潢完成,所有工程退場完成,管理中心退還清潔費2,500元
4/30社區零用金未提領金額: 10,277元
4/30社區活期存款餘額: 960,709元,105年3/25到期定期存款:1,516,001元 ,105年2/16到期定存500,000元
4/30社區可用基金: 2,986,987元
5/31五月份收入如下:
(1) 5月份管理費收入189,550元
(2)收到4月份47-13F等戶管理費計4,236元
(3) 預收管理費收入4,659元
(4) 47-13F裝潢清潔費收入3,000元
總計五月份收入201,445元.
5/31 五月份未繳理費的有41-08F,41-12F,41-13F,43-11F,43-12F,45-05F,45-08F,45-11F,47-13F等共計9戶;四月份未繳管理費的芳鄰有45-05F,45-08F,45-14等三戶
5/31五月份支出如下:
(1)五月份社區日常性支出合計為195,214元.(服務費,保養費…等)
(2)五月份比較特殊的支出有4筆,為1. 向台灣產物保險公司投保社區公共意外險4,865元(已支付);2. 裝設人行道認養標示牌15,015元;3. 4/8新海瓦斯公司瓦斯遮斷器維護保養費3,525;4. 社區車道出入口整建住戶車輛過夜停車費結至6/3為至共計支出為11,060元;
總計五月份支出為229,679元
5/31五月份收入減支出計短絀28,234元.
5/31未提領零用金結餘13,139元
5/31社區定期存款1,516,001元(105/03/25到期),加上社區定期存款500,000元(105/02/16到期),加上活期存款932,475元再加上未提領零用金13,139元 合計社區可用基金為2,961,615元.
